Moja droga do ogarnięcia czasu

Moje organizowanie się zaczęło się od tego, jak trafiłam na kilka artykułów i darmowy kurs Chalene Johnson. Kilka rzeczy zadziałało (jak np. ustalenie triggera, który będzie przypominał o zajrzenie na listę zadań), potem gdzieś mi mignęła Aleksandra Budzyńska (a.k.a. Pani Swojego Czasu). Zaczęłam czytać jej bloga, mam też kilka innych sprawdzonych źródeł (Lifehacker, blogi Todoist i Evernote), do których sięgam.

W pewnym momencie uznałam, że potrzebuję kursu, który wymagałby ode mnie działania i zebrałby mnie do kupy, więc zapisałam się na „Zorganizuj się w 21 dni”. Polecam go, zastępuje z powodzeniem pierdyliard książek o organizowaniu się w czasie.

Poniżej trochę o metodach/narzędziach, które pomagają mi każdego dnia. Musiałam się dobrze zastanowić, zapominam bowiem o niektórych rzeczach, które obecnie działają już sobie „w tle” i o których w ogóle nie myślę.

Budowanie nawyków

Poczytując różne artykuły zainteresowałam się budowaniem nawyków. Wcześniej miałam wrażenie, że posiadanie zbyt wielu zabija spontaniczność, dzisiaj wiem, że wręcz przeciwnie – łatwiej o zrywy, kiedy ma się ogarnięte najważniejsze sprawy, a już w ogóle jest bosko, gdy ogarnianie tych spraw odbywa się automatycznie.

Kilka miesięcy temu wzięłam udział w eksperymencie  Tiny Habits, od którego zaczęła się moja przygoda z bieganiem. Wcześniej udało mi się wyrobić nawyk regularnego picia odpowiedniej ilości płynów.

O nawykach pisze się wiele, ciągle powstają nowe teorie. Że trzeba 30 dni codziennego powtarzania, żeby je sobie wyrobić, albo że można pracować tylko nad jednym nawykiem na raz. Ja nieśmiało dochodzę do wniosku, że można pracować nad więcej niż jednym nawykiem, pod warunkiem, że każdy dotyczy innego obszaru. „Małe nawyki” czyli zaczynanie od drobnych kroków, które „kotwiczymy” do posiadanych już nawyków („po umyciu zębów zrobię pięć przysiadów”) działają i warto tej metodzie dać szansę.

Obecnie skupiam się nad regularnym pisaniu i ruchu. Pisanie i aktywność fizyczna to czynności zupełnie odmienne, ale (po lekturze Murakamiego) mogące na siebie pozytywnie oddziaływać. W czasie biegania łatwiej wpadam na różne pomysły, które zapisuję potem jako inspiracje, albo na rozwiązanie jakiegoś nurtującego mnie problemu – ostatnio rozkminiłam, jak się najlepiej zabrać za dane, z których muszę opracować raport w pracy. Ha, jest moc!

Moje oba nawyki prezentują się tak:

Nawyk pisania statystyka Nawyk ruchu statystykaRuch trochę gorzej, bo walczę z kontuzją i głównie leżę.

Notowanie i listy zadań

To dla mnie absolutna podstawa. Zawsze mam przy sobie coś do notowania.
Do tej kategorii zaliczę też tworzenie listy zadań. Wspomniałam, że głównie korzystam z aplikacji Todoist. Na początku uważałam, że wpisywanie zadań na listę jest stratą czasu, podobnie jak notowanie, przepisywanie notatek i ich przeglądanie. Nauczenie się tego było żmudne, jednak w ostatecznym rozliczeniu wyszło, że ilość czasu zainwestowana w bieżące notowanie i wrzucanie zadań na listę natychmiast, jak się pojawiają tak usprawnia mi życie, że znacznie więcej czasu  odzyskuję.

Oddycham teraz z ulgą. Skończyło się zapominanie o tym, co komuś obiecałam, spóźnianie się na spotkania, obawianie się o przegapienie czegoś ważnego i cały związany z tym stres. Teraz pamiętam tylko o tym, żeby regularnie zaglądać do notesu/listy zadań/kalendarza (to moje trzy „skrzynki odbiorcze“, wg GTD) i synchronizowanie ich (jeśli nie dzieje się z automatu).

Planowanie i zapisywanie w kalendarzu powoduje, że trudniej jest czegoś takiego nie zrobić. Nie mam czasu na czytanie książek – planuję to sobie, notuję, trzymam się tego. Jeśli zaplanuję, że o 18. idę biegać – nie ma zmiłuj, nic innego nie wcisnę już w ten termin. Tak, wydaje się to mało spontaniczne, ale z drugiej strony – kiedy ostatnio spontanicznie coś zrobiłam? Nie pamiętam. Zaplanowane, zapisane i nie zrobione gryzie potem sumienie.
Robienie zaplanowanych zadań, również tych przyjemnych, sprawia, że wiem, że trzymam się opracowanego planu, w związku z czym nie mam wyrzutów sumienia, że „mogłam zrobić coś bardziej produktywnego“. Odpoczynek jest podstawą tego, żeby nabrać sił do działania, jak o nim zapomnimy – organizm się o niego upomni w ten czy inny sposób.

Notowanie analogowe, na papierze ma ten plus, że jedyne czego wymaga, to papier i ołówek. Notowanie elektroniczne ma inne plusy – jak na przykład możliwość szybkiego wyszukania notatki. Nowoczesne aplikacje, takie jak Evernote, umożliwiają szybkie zdigitalizowanie notatek papierowych, otagowanie ich i przeszukiwanie po słowach kluczowych.

Planuję i robię listy zadań od kilku miesięcy. Poświęcam na to kilka-kilkanaście minut dziennie, z reguły rano albo wieczorem. Raz w tygodniu dokonuję przeglądu tygodniowego (minionego tygodnia i tego, który jest przede mną). Zaglądam wtedy też w układ miesięczny kalendarza, gdzie notuję rzeczy odległe w czasie. Na przykład w styczniu, po otrzymaniu zaproszenia na ślub, zanotowałam tę informację pod datą czerwcową, wraz z godziną i adresem. Głównie dlatego, że w styczniu nie wiedziałam, czy uda mi się na niego pojechać. Jak już wiem, że pojadę – przepisuję do kalendarza pod odpowiedni dzień i do Todoist – bo ostatnio zastępuje mi świetnie Google Calendar, do którego ostatnio zaglądam rzadziej.

Lista zadań ma jeszcze jedną ważną możliwość – ustawienie priorytetu zadania. Priorytet najwyższy mają u mnie zadania, które MUSZĄ być wykonane tego właśnie dnia. Staram się, żeby było ich maksymalnie trzy.

Dzięki etykietom mogę posortować zadania wg pewnych cech, które im nadałam. Gdy jestem akurat zalogowana do banku, sprawdzam, co na liście zadań ma etykiety @wydatki i @internet  – załatwiam wtedy kilka spraw za jednym posiedzeniem. Odhaczam z listy ze świadomością, że zrobiłam więcej niż zamierzałam, przy minimum wysiłku.
Work smart, not hard.

Zjadanie żaby

Codzienne pisanie nie jest łatwe, zwłaszcza, jak się coś nagle zwala na głowę i dostępny czas się kurczy. Bieganie dla mnie żabą nie jest (w odróżnieniu od siłowni), więc nie mam problemu z trzymaniem się planu treningowego i rezygnacja z treningu najczęściej jest spowodowana dolegliwością fizyczną; czasami też odpuszczam, gdy mój organizm sygnalizuje, że ma dość. Dzieje się to, na szczęście, bardzo rzadko.

Często więc piszę, zanim jeszcze wstanę. Nie zawsze jest to wpis na bloga, tak jak ostatnio, ale na przykład notatka w pamiętniku. Robię kawę, siadam wygodnie w łóżku i piszę. Dzięki temu zaczynam dzień ze świadomością, że zrobiłam to, co chciałam zrobić. Odhaczam dumnie nawyk w Loop i jestem zadowolona z wykonania części planu. 🙂 Poczucie, że jest się produktywnym nie jest bez znaczenia i daje energetycznego kopa – hej, zrobiłam zadanie A, to teraz może zabiorę się za B.

Pomodoro i małe kroki

Najczęściej obywam się bez minutnika czy aplikacji. Są zadania których nie lubię, ale które muszę zrobić. Czasami pierwszym krokiem jest rozpisanie ich na kolejne, jak najmniejsze, kroczki, a potem zrobienie pierwszego z listy.
Mam do zrobienia korektę tekstu? Najpierw włączam plik. Świetnie, jedna pozycja na liście mniej. Mały zastrzyk energii. Potem czytam pierwsze zdanie, akapit, całość, żeby odświeżyć pamięć i „poczuć“ tekst, czy jest w nim coś, co mi nie gra. Jeśli mam dosyć – robię przerwę. Innym razem decyduję, że poświęcę na to pięć minut. I daję z siebie wszystko, w końcu robienie czegoś na 100% przez kilka minut wydaje się czymś wykonalnym. Najczęściej po upływie tego czasu tak się wkręcam, że robię znacznie więcej albo wszystko.

Podobnie z pisaniem – o ile napisanie tekstu na kilka stron wydaje się pracochłonne, to wystukanie jednej jest już strawniejsze. Pisanie przez 5 minut? Proszę bardzo. Mam do napisania tekst określonej długości – dzielę go na etapy. Nawet jeśli napiszę tylko 10% – będę już bliżej celu. Za godzinę kolejne 10% – mam już jedną piątą tekstu. Mam wtedy świadomość, że coś jednak zrobiłam. Niewiele to już więcej niz nic. To motywuje, żeby zrobić jeszcze trochę.

Bardzo często problemem dla mnie nie jest o tyle samo zadanie, co jego inicjacja. Jak już zacznę – wszystko idzie z górki. Sprawdza się to też gdy mam problem z wstaniem z łóżka – wstaję, niby tylko po szklankę wody, do łazienki. Kilka wymachów ramionami, podskoków – i już nie widzę sensu z wracaniem pod kołdrę. Działa przy każdym zadaniu. Sprawdzone.

Ban na nadmiar informacji

O tym, że jesteśmy zasypywani większą ilością informacji, niż jesteśmy w stanie przetworzyć ostatnio głośno, serwisy lifestylowe ostrzegają. Pięć powiadomień z Facebooka, nowy poradnik do poczytania, kilka newsletterów wpadło do skrzynki i, ojej, ktoś polubił mojego tweeta. I pół dnia z głowy. A, i jeszcze kolega podesłał kolejny śmieszny filmik z kotami (chociaż wszyscy wiedzą, że z tym jestem na bieżąco).

Korzystam z social media na telefonie. Odbieram wiadomości mailowe z dwóch głównych kont. Nie chcę się z tym rozstawać, więc w drodze kompromisu – powyłączałam wszystkie powiadomienia. Przez to znacznie zmniejszyła się częstotliwość sprawdzania poczty i Facebooka – robię to tylko wtedy, kiedy świadomie kliknę w ikonkę, a robię to gdy uznaję, że mam na to chwilę czasu. Powiadomienia mną już nie rządzą.

Przez kilka tygodni po kursie „Zorganizuj się w 21 dni” sukcesywnie wypisywałam się z masy newsletterów na które zapisywałam się przez lata. Na szczęście do newsletterów, zakupów, konkursów wykorzystuję przeznaczone do tego konto e-mail, żeby wszystko trafiało w jedno miejsce. Jednak i ono tonęło w masie maili, które hurtem wysyłałam w niebyt. Zostawiłam tylko te, z których faktycznie korzystam.

Podobnie z grupami na Facebooku, obserwowanymi kontami na Pinterest i Instagram. Polecam co jakiś czas robić przegląd i wyłączyć śledzenie tych, które przestały być dla nas wartościowe i interesujące.

Newsfeed na Facebooku to źródło śmiesznych filmików z kotami, ale też można trafić na udostępnione ciekawe artykuły. Pierwsze co robię, to „zapisuję link“ do treści w fejsbukowych zakładkach, żeby nie zapomnieć. Treści te przeglądam hurtowo, najczęściej jak jadę autobusem, albo przy okazji przeglądania tego,  co akurat jest mi potrzebne.

Poradnik poradnik pogania

Na koniec coś co wydaje się dobre i bardzo pożyteczne, ale wcale nie jest. Osoby chcące się zorganizować (albo osiągnąć biegłość w innym zakresie), często wpadają w pułapkę, która polega na utonięciu w poradnikach. Zamiast kupić jedną, kupują pięć. Poświęcają mnóstwo czasu na ich przeczytanie. Po skończeniu jednej sięgają po następną. I tak w koło. Pochłaniają masę, nie przeczę – użytecznych – informacji, ale poza tym nie robią nic, żeby je użyć w praktyce.

O tym, że jesteśmy zasypywani większą ilością informacji, niż jesteśmy w stanie przetworzyć ostatnio głośno, serwisy lifestylowe ostrzegają. Pięć powiadomień z Facebooka, nowy poradnik do poczytania, kilka newsletterów wpadło do skrzynki i, ojej, ktoś polubił mojego tweeta. I pół dnia z głowy. A, i jeszcze kolega podesłał kolejny śmieszny filmik z kotami (chociaż wszyscy wiedzą, że z tym jestem na bieżąco).

Kusi mnie strasznie kolejny bestseller, który właśnie się ukazał. Dopisuję go do listy „Książki do przeczytania“ w Todoist. Nie kupuję, choć promocja. Od jakiegoś czasu obowiązuje mnie wewnętrzna zasada, że muszę przeczytać, to co mam, zanim kupię coś nowego. Po lekturze każdej książki – zastanawiam się, co dobrego mogę z niej przenieść do swojego życia, staram się to zrobić, testuję. Dopiero wtedy jest czas na kolejną (jeśli czuję, że chcę zgłębić temat).

Jak dla mnie na początek wystarczają w zupełności „Getting Things Done“ Davida Allena i „Uporządkuj swoje życie“ Erin Rooney Dolan (recenzja), z czego ta druga to zasady GTD dostosowane na potrzeby szeroko pojętego porządkowania. Przy stosowaniu GTD znacząco zmniejsza się ilość książek, które pomagają coś jeszcze poprawić, zwłaszcza, że jest to system bardzo elastyczny, który można dopasować dokładnie do własnych potrzeb. Na nim właśnie opierają się najpopularniejsze aplikacje do zarządzania zadaniami oraz system Bullet Journal.

Nigdy nie będziemy w stanie zdobyć wszystkich istotnych informacji, w związku z czym zamiast tonąć w ich nadmiarze warto poćwiczyć selekcjonowanie. Czy potrzebuję pięciu różnych książek o swoim nowym hobby, czy na początek wystarczy jedna, podstawowa? Zanim kupię kolejną – zawężam wybór do kilku pozycji, jeśli to możliwe, ściągam fragmenty (coraz więcej wydawnictw/e-księgarni takie udostępnia), sprawdzam recenzje i wybieram jedną, najlepiej dopasowaną do moich potrzeb. Pozostałe zapisuję na liście i kupuję tylko wtedy, gdy naprawdę potrzebuję więcej informacji (kolejna selekcja). Sprawdzam też, czy są jakieś bezpłatne materiały dostępne online – profesjonalne blogi, kanały na YouTube, kursy online, gdzie mogę te same informacje zdobyć. I też zawężam je do minimum, żeby nie wpaść w pętlę. 🙂

Warto poznawać nowe rzeczy i umiejętności, ale jest to bezsensowne, kiedy nigdy nie wykorzystamy ich w praktyce i zdobywanie tej wiedzy staje się sztuką dla sztuki.

Zdaję sobie sprawę, że przedstawiłam ogrom informacji. Narzędzia i metody, które wspomniałam, są dobre dla mnie i nie sprawdzą się u wszystkich jednakowo dobrze. Każdy może stworzyć swój własny system zarządzania czasem, wybierając to, co mu potrzebne. Nie ma metod idealnych, są tylko takie, które dobrze działają. A o to musimy sami zadbać.

A Wy, macie jakieś patenty? Podzielcie się w komentarzach.

#2urodzinypsc

Skomentuj

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *